Ați scris vreodată o scrisoare de intenție? Ei bine, dacă răspunsul este negativ, atunci să știți că nu sunteți nici primii și nici ultimii care nu au făcut-o. Scrisoarea de intenție este, probabil, cea mai puțin utilizată metodă de căutare a unui post de muncă. În medie, doar 1 din 10 candidați o trimit, spune specialistul în recrutare Veronica Boshneak. Dacă faceți parte din grupul celor care o trimit, atunci să știți că aveți mai multe șanse să fiți angajați decât cei care nu o fac. 

Imaginați-vă un specialist HR care are de analizat o sumedenie de CV-uri, însoțite de mesaje practic identice și care își dorește din răsputeri să termine cu ele odată și odată pentru că e luni/ vineri sau pentru că se apropie ora prânzului, respectiv acesta va lua în considerare doar ceea ce îi va sări în ochi. Bănuim că, în calitate de candidați, ați dori să fiți observați de specialistul HR. Ei bine, veți afla în acest articol cum să scrieți o scrisoare de intenție care să atragă atenția specialistului în recrutare. 

Dar să începem cu începutul. Scrisoarea de intenție este o scurtă descriere a motivului pentru care anume dumneavoastră sunteți candidatul ideal pentru jobul respectiv și constituie o punte de legătură dintre CV-ul vostru și postul la care candidați. Atenție, frazele de genul „Bună ziua, acesta este CV-ul meu pentru postul de specialist SMM” nu reprezintă o scrisoare de intenție. 

Este bine să scrieți o astfel de scrisoare atunci când:

• Candidați la un post important;
• Sunteți siguri că vă potriviți postului la care candidați;
• Aveți puțină experiență de muncă;
• Doriți să detaliați unele aspecte din CV;
• Veniți dintr-un domeniu creativ (marketing, jurnalism, design);
• Doriți să lucrați într-o companie care nu are la moment posturi vacante;
• Candidați la un post din alt domeniu de activitate decât cel în care sunteți specializați.

Scrisoarea de intenție trebuie să fie trimisă ca text, în conținutul mesajului de email, nu ca document separat. Specialiștii HR pot trece cu vederea fișierele atașate, dar textele le vor observa cu siguranță.

Elementele scrisorii de intenție

Formula de adresare sau de salut. Dacă știți numele potențialului șef sau al managerului HR, adresați-vă acestuia sau utilizați o formulă de salut neutră. Atenție, nu utilizați niciodată formule de salut precum „Salutare/Bună” întrucât nu sunt potrivite contextului respectiv. Le puteți utiliza, în schimb, pe cele formale —„Bună ziua/Bună seara” și așa mai departe.

Introducerea. În această parte spuneți cine sunteți și indicați postul la care candidați. În loc să scrieți „Vă rog să analizați candidatura mea la postul de manager de vânzări ” mai bine scrieți „Doresc să lucrez în calitate de manager de vânzări în compania dumneavoastră”. Dacă vă doriți demult să activați într-o oarecare companie și candidați la un post din cadrul acesteia, atunci aveți grijă ca nu cumva, din dorința mare de a lucra anume în acea companie, să exagerați cu laudele aduse acesteia.

Cuprinsul. Acest paragraf conține motivul pentru care sunteți cei mai potriviți candidați și de ce anume voi trebuie să fiți angajați. Enumerați aici realizările pe care le-ați avut la jobul anterior și argumentați cât de relevantă este experiența pe care o aveți pentru postul la care candidați. Proaspeții absolvenți pot înșirui materiile din timpul anilor de studiu la care s-au descurcat cel mai bine sau să menționeze niște abilități-cheie pe care le au, cum ar fi cele de soluționare a problemelor, de organizare a timpului și activității sau de învățare.  

Încheierea sau call to action. În această ultimă parte, mulțumiți-i destinatarului pentru timpul acordat și nu uitați să menționați că sunteți gata să veniți la un interviu de angajare și să răspundeți la întrebările existente. După aceea, indicați datele voastre de contact — numărul de telefon și canalele de comunicare prin intermediul cărora se poate lua legătura cu voi.

Mărimea scrisorii de intenție

Mărimea optimă a scrisorii de intenție este de 5-6 propoziții, spune specialistul în recrutare Veronica Boshneak. Cu cât este mai lung textul acesteia, cu atât mai mici sunt șansele ca acesta să fie citit, de aceea chiar dacă ați putea povesti până-n zori despre voi, străduiți-vă să fiți cât mai laconici și să vă limitați la 3 paragrafe. Vă recomandăm să nu furați mult din timpul celor care o vor primi și să nu vă transformați în doamna din imagine:

Recomandări pentru a scrie o scrisoare de intenție calitativă

Adaptați stilul scrisorii după stilul anunțului de angajare. Dacă anunțul de angajare este scris într-un mod mai oficial, atunci păstrați același stil și în scrisoarea de intenție. Dar dacă anunțul conține fraze de genul „Dacă-ți place ce ai citit, lasă-ne un mesaj și hai să discutăm”, atunci puteți adopta un stil mult mai informal. Așa îi veți da de înțeles angajatorului că sunteți pe aceeași lungime de undă cu el. 

Concentrați-vă pe cerințele companiei. Puneți accent pe compatibilitatea voastră cu cerințele impuse de companie. Spre exemplu, dacă angajatorul caută o persoană cu abilități de organizare și management al personalului, atunci puteți menționa că dispuneți de ele și explicați cum aveți de gând să le utilizați pentru a obține rezultate benefice pentru companie. Puteți spune după cum urmează: „Pot să coordonez o echipă și să o ajut să-și îndeplinească obiectivele. Am abilitatea de a stabili obiective, de a-mi păstra calmul în situații incerte și de a respecta termenele-limită”.

Utilizați cuvinte-cheie. Selectați din anunțul de angajare cele mai importante cerințe sau caracteristici și faceți referire la ele în scrisoarea voastră de intenție. Acest fapt este important întrucât specialistul HR este interesat anume de acele aspecte. De obicei, acestea sunt însoțite de mențiunea „obligatoriu/e”. Încercați să vă exprimați cât mai scurt, clar și cuprinzător pentru a nu încărca scrisoarea și a evita pierderea vizibilității acestor noțiuni-cheie. 

Apelați la cifre și realizări. Oferiți date concrete despre reușitele voastre, de exemplu: „ Am optimizat 2000 linii de cod”, „Am fost promovat/ă anul trecut de trei ori”. Evitați să faceți declarații pompoase de genul „ Compania nu a dat faliment numai datorită mie”. Și foarte important este ca de fiecare dată să furnizați doar date reale.

Fiți pozitivi. Concentrați-vă pe lucrurile pozitive, pe punctele voastre forte și pe obiectivele pe care le aveți. Nu este indicat să vă vărsați amarul în scrisoarea de intenție, plângându-vă pe foștii colegi, șefi sau clienți. Aceasta ar putea influența negativ părerea angajatorului despre voi. 

Scrieți o scrisoare de intenție nouă pentru fiecare post la care candidați. Specialiștii în recrutare recunosc cu ușurință formulările comune. Recomandarea noastră este să fiți originali pentru că doar așa cei din companie vor înțelege că vă doriți într-adevăr să obțineți acel job și că abilitățile voastre sunt potrivite pentru cerințele pe care le au.

În afară de aceasta, în scrisoarea de intenție pot fi abordate subiecte precum munca de la distanță, posibilitatea de a lucra part-time și pot fi incluse preferințe ce țin de salariu. Spre exemplu, ați putea da de înțeles angajatorului că vă doriți un anume salariu spunând „Un salariu potrivit pentru mine ar porni de la 20 000 lei”.

Ce nu trebuie să conțină o scrisoare de intenție

Dacă lucrurile pe care le conține o scrisoare de intenție bună pot fi infinite, cele care nu trebuie să se găsească în ea sunt puține și foarte evidente. O scrisoare de intenție nu trebuie să conțină:

• Greșeli gramaticale și de punctuație;
• Texte întregi, fără paragrafe;
• Aceleași informații din CV;
• Formulări standard ce țin de rezistența la stres sau abilitățile de comunicare;
• Detalii despre starea civilă, hobby-ul pe care îl aveți sau despre pisica de acasă.

Rețineți faptul că scrisoarea de intenție ar putea atrage atenția companiei asupra voastră și ar putea minimiza șansele ca CV-ul vostru să ajungă în urna de gunoi înainte de a fi citit. De asemenea, nu vă fie frică să puneți emoție în scrisoarea de intenție, aceasta este citită de un om viu și poate anume acea emoție o va face de impact.